Huolellinen valmistelu ja tarkastus tukevat kilpailutusta
Syksyn tarjouskilpailut ovat käynnissä tai alkamaisillaan. Aineistoa, jolla tarjouksia pyydetään, täydennetään ja viimeistellään juuri nyt. Tämä vaihe kannattaa tehdä huolella, sillä aineiston laatu ja kokonaisuus vaikuttavat oleellisesti siihen, saako tilaaja tavoitteiden mukaisia ja vertailukelpoisia tarjouksia, ja minkä verran.
Merkittävimmät erot eivät yleensä näy vielä tarjousvertailussa. Osa näistä saattaa hahmottua lisäselvittelyn ja neuvottelujen myötä.
Tarjoukset eivät ole samansisältöisiä, jos tarjoajat ovat joutuneet tekemään omia oletuksia tai käsittelemään epäselvyyksiä erilailla. Tällä on vaikutusta myös tarjoushintoihin. Osa erojen taustalla olevista syistä voi jäädä piiloon kilpailutusvaiheessa ja piilevät erot voivat aiheuttaa merkittäviä haasteita myöhemmin, esimerkiksi ristiriitojen tai lisä- ja muutostöiden muodossa.
Yhtenäinen määrätieto tehostaa tarjousprosessia
Urakkakilpailussa hinnoittelun perusteena olevat määrät lasketaan yleensä moneen kertaan, ja pahimmassa tapauksessa erikseen jokaisen tarjoajan toimesta. Jos lähtötiedot antavat siihen mahdollisuuden ja laskenta perustuu erilaisiin tulkintoihin, tarjousten vertailu voi olla haastavaa ja viedä aikaa.
Yhtenäinen aineisto, määrälaskennan keskittäminen ja huolellisesti laadittu määräluettelo lisäävät tuottavuutta ja vähentävät kilpailutukseen ja tuotantoon liittyviä ongelmia. Päällekkäinen työ vähenee, hinnoitteluperusteet ovat yhtenäisempiä ja vuoropuhelu paranee.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kun epäselvyydet ratkaistaan ajoissa ja määrät lasketaan ja esitetään johdonmukaisesti, tarjoajat voivat hinnoitella ja tarkastella samaa kokonaisuutta kuin muutkin. Kun määrätieto on laadukasta, pääosa laskenta-ajasta voidaan käyttää hinnoitteluun ja tarjousvaiheen kustannusoptimointiin, eikä aikaa hukata ylimääräiseen selvittelyyn ja pohdintaan, mitä tarjouksen tulisi sisältää ja mitä ei.
Missä epäselvyydet piilevät
Merkittävimmät suunnitelmien ristiriidat ja aukot löytyvät harvoin yksittäisestä dokumentista. Ne löytyvät yleensä asiakirjojen rajapinnoista. Esimerkiksi siitä, mitä yksittäinen osapuoli olettaa toisen suunnittelualan tai osapuolen asiakirjojen kattavan. Usein myöskään asiakirjojen ristiintarkasteluun ei varata riittävästi resursseja.
Arkkitehtisuunnitelmassa saatetaan viitata rakennesuunnittelijan ratkaisuun, johon rakennetyöselostuksissa tai -suunnitelmissa ei oteta kantaa. Toisinaan työselostuksessa saatetaan mainita työtehtävä tai -vaihe, jonka laajuus ja sisältö eivät selviä aineistosta. Joskus erilliset asiakirjat kuvaavat saman asian ristiriitaisesti kahdella eri tavoin. Myös rajapintojen välille voi jäädä epävarmuuksia tai päällekkäisyyttä.
Ellei näitä huomata ajoissa eikä lisätietoa saada laskenta-ajan puitteissa, tarjoajat joutuvat täyttämään nämä aukot omilla oletuksillaan, koska tarjous on saatava valmiiksi ja jätettävä määräaikaan mennessä. Näissä tapauksissa joku tekee oletuksia varovaisemmin ja toinen toiveikkaammin, mihin vaikuttaa moni eri tekijä. Näin tarjousten hintaeroihin vaikuttavat hinnoittelun lisäksi myös aineiston tulkintaerot.
Kun ristiriitoja tunnistetaan, nostetaan esiin ja korjataan ennen kilpailutusta tai etupainotteisesti tarjousprosessin aikana, tarjoukset ovat laadukkaampia ja vertailukelpoisempia.
Tarkastuslista ennen kilpailutusta
Kannattaa pohtia näitä ennen tarjouspyyntöaineiston julkaisua:
- Miten avoimet kohdat ja epävarmuudet tuodaan esille? Jos suunnittelu on vielä kesken tai olennaista tietoa aiotaan toimittaa jälkikäteen, näistä kannattaa kertoa avoimesti. Tarjoajia ei kannata pitää pimennossa, jotta resursseja ei hukattaisi tarpeettomaan selvittelyyn sekä puutteellisiin ja mahdollisesti virheellisiin tietoihin perustuvaan työhön.
- Muodostavatko asiakirjat johdonmukaisen kokonaisuuden? Ovatko arkkitehti-, rakenne-, talotekniikka ja muut erityissuunnitelmat sekä työselostukset riittävän kattavia? Aineistot täydentävät toisiaan eikä ne saisi olla keskenään ristiriidassa.
- Ovatko rajapinnat yksiselitteisiä? Onko tarjousvaiheen valmistelussa noudatettu tilaajan ohjeistusta ja yleisiä periaatteita siten, että tarjoajille on selviää, mikä suunnitteluala ja asiakirja kattaa minkäkin osan? Suunnittelualojen ja asiakirjojen välille ei saisi jäädä kohtia, joihin ei ole otettu kantaa tai joihin liittyvät velvollisuudet ja vastuut jäävät epäselviksi.
- Löytyykö hinnoiteltavalle sisällölle riittävät pohjatiedot? Jokaiselle tarjoukseen sisällytettävälle työkokonaisuudella ja -vaiheelle pitäisi löytyä asiakirjaperusteet, joiden pohjalta sisältö on hahmotettavissa, laskettavissa ja hinnoiteltavissa.
Milloin tarkastus kannattaa tehdä
Tarkastus kannattaa tehdä aina ennen kilpailutusta. Julkaistuun aineistoon liittyvät epäselvyydet, ylimääräinen selvittely ja korjaukset vievät resursseja jostain muualta. Raskaat lisäkirjeet, merkittävät muutokset tai muut olennaisesti muuttuvat tiedot saattavat johtaa myös tarjousajan venymiseen tai pahimmillaan koko kilpailutuksen uusimiseen.
Oikea-aikaisen ja asiantuntevan tarkastuksen hyödyt ulottuvat kilpailutusvaihetta pidemmälle. Tarkastus tukee suunnittelua, auttaa neuvotteluihin valmistautumisessa, helpottaa rakennuttajan ja urakoitsijan työtä sekä pienentää lisä- ja muutostöiden osuutta.
Teemme määrälaskentaa ja tarkastusta esiselvitys-, valmistelu-, suunnittelu- ja kilpailutusvaiheissa. Ota yhteyttä palveluumme liittyen ralkon.fi/yhteystiedot