Huolellinen valmistelu ja tarkastus tukevat kilpailutusta
Syksyn tarjouskilpailut ovat käynnissä tai alkamaisillaan. Aineistoa, jonka perusteella tarjouksia pyydetään, täydennetään ja viimeistellään juuri nyt. Tämä vaihe kannattaa tehdä huolella, sillä aineiston laatu ja kokonaisuus vaikuttavat ratkaisevasti siihen, saako tilaaja tavoitteiden mukaisia ja vertailukelpoisia tarjouksia.
Puutteet eivät välttämättä näy tarjouksia vastaanotettaessa. Ne paljastuvat vertailussa, jos tarjoajat ovat rajanneet urakan, tehneet oletuksia tai hinnoitelleet riskit eri tavoin. Tällöin tarjoushinnat eivät kuvaa samaa kokonaisuutta.
Epäselvyydet voivat näkyä suurina hintaeroina, mutta osa eroista ja niiden taustalla olevista oletuksista voi jäädä vertailussa piiloon. Pahimmillaan ne tulevat maksettaviksi myöhemmin toimijoiden välisinä ristiriitoina sekä lisä- ja muutostöinä.
Yhtenäinen määrätieto tehostaa tarjousprosessia
Urakkakilpailussa samat määrät lasketaan usein moneen kertaan, ja pahimmassa tapauksessa erikseen jokaisen tarjoajan toimesta. Jos lähtötiedot ja laskentaoletukset perustuvat erilaisiin tulkintoihin ja laskentatavat ja -menetelmät poikkeavat toisistaan, tarjousten vertailukaan ei ole yksiselitteistä.
Yhtenäinen aineisto, määrälaskennan keskittäminen ja perustellusti laadittu määrätieto lisäävät tuottavuutta ja vähentävät näihin liittyviä ongelmia. Päällekkäinen työ vähenee, ja hinnoitteluperusteet ovat yhtenäisempiä ja läpinäkyvämpiä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kun määrät on laskettu suunnitelmista riittävän tarkalla tasolla ja esitetty selkeästi, kukin yksittäinen kustannuslaskija ja tarjoaja hinnoittelee ja tarkastelee samaa kokonaisuutta kuin muutkin. Kun prosessit ja määrätiedot ovat kunnossa, tarjoajien aika menee hinnoitteluun ja tarjousvaiheen kustannusoptimointiin eikä siihen, että he joutuvat ensin selvittämään ja listaamaan, mitä urakkaan tulisi sisällyttää.
Missä epäselvyydet piilevät
Merkittävimmät suunnitelmien ristiriidat ja aukot löytyvät harvoin yksittäisestä dokumentista. Ne löytyvät yleensä asiakirjojen rajapinnoista, kuten siitä, mitä yksi suunnitteluala tai yksittäisen asiakirjan laatija olettaa toisen suunnittelualan tai toisten laatimien asiakirjojen kattavan.
Arkkitehtisuunnitelmassa saatetaan esimerkiksi viitata rakennesuunnittelijan ratkaisuun, johon rakennetyöselostuksissa tai -suunnitelmissa ei ole otettukaan kantaa. Joku työselostus saattaa puolestaan mainita yksittäisen työtehtävän, jonka tarkka laajuus ja työsisältö eivät selviäkään laskenta-aineistosta. Toisinaan kaksi asiakirjaa kuvaa saman asian ristiriitaisesti, kahdella eri tavalla. Usein myös työrajausten ja -rajapintojen välille saattaa jäädä epäselvyyksiä tai päällekkäisyyttä.
Kukin tarjoaja täyttää nämä aukot omilla oletuksillaan, koska tarjous tulee saada valmiiksi ja on jätettävä määräaikaan mennessä. Toinen saattaa olettaa harkitummin ja toinen toiveikkaammin, mihin taas vaikuttavat usein lukuisat eri tekijät. Tarjousten erot eivät tällöin johdu vain tarjoajien välisistä eroista, vaan myös aineiston erilaisista tulkinnoista.
Kun ristiriitoja tunnistetaan, nostetaan esiin ja korjataan jo ennen kilpailutusta tai etupainotteisesti tarjousprosessin aikana, tarjoukset ovat laadukkaampia ja ne perustuvat yhtenäisempiin tietoihin.
Tarkastuslista ennen kilpailutusta
Ennen kuin aineisto lähtee kierrokselle, muutama asia kannattaa käydä läpi:
- Avoimet kohdat ja epävarmuudet tuodaan esille. Jos suunnittelu on vielä kesken tai olennaista tietoa aiotaan toimittaa jälkikäteen, se kerrotaan suoraan. Tarjoajia ei kannata pitää pimennossa, jotta resursseja ei hukata tarpeettomaan selvittelyyn tai puutteellisiin ja mahdollisesti virheellisiin tietoihin perustuvaan työhön.
- Asiakirjat muodostavat johdonmukaisen kokonaisuuden. Arkkitehti-, rakenne- ja talotekniikkasuunnitelmat, muut erityissuunnitelmat sekä työselostukset ovat riittävän kattavia, täydentävät toisiaan eivätkä ole keskenään ristiriidassa.
- Rajapinnat on määritelty. Suunnittelussa on noudatettu tilaajan ohjeistusta ja yleisiä periaatteita siten, että tarjoajille on itsestään selvää tai selviää helposti, mikä suunnitteluala ja asiakirja kattaa minkäkin osan. Suunnittelualojen ja asiakirjojen välille ei jää alueita, joihin ei ole otettu kantaa ja joihin liittyvät velvollisuudet ja vastuut jäävät epäselviksi.
- Kaikelle hinnoiteltavalle sisällölle on riittävät perusteet. Jokaiselle merkittävälle työvaiheelle ja rakennusosalle löytyy perusteet ja asiakirjat, joiden perusteella sisältö on määritettävissä ja määrät voidaan laskea yhteisin periaattein.
Milloin tarkastus kannattaa tehdä
Ennen kilpailutusta tehtävä tarkastus kannattaa ottaa rutiiniksi. Kun aineisto on jo kilpailutuksessa, epäselvyydet ja korjaukset vievät resursseja muualta. Raskaat lisäkirjeet, merkittävät sisältömuutokset ja muut olennaisesti muuttuvat tiedot saattavat johtaa myös tarjousajan venymiseen tai pahimmillaan koko kilpailutuksen keskeyttämiseen ja uusimiseen.
Tarkastus antaa tukea ja oikea-aikaista palautetta myös suunnittelijoille. Tarkastuksen hyödyt ulottuvat kilpailutusvaihetta pidemmälle. Ne tukevat neuvotteluja, sujuvoittavat rakentamista sekä pienentävät lisä- ja muutostöiden osuutta.
Teemme ulkopuolista tarkastusta ja suunnittelunohjausta esiselvitys-, valmistelu-, suunnittelu- ja kilpailutusvaiheissa. Ota yhteyttä palveluumme liittyen ralkon.fi/yhteystiedot